Die Jugendfarm Elsental setzt auf EGroupware – nicht nur für die Buchhaltung, sondern seit Neuestem auch für die Anmeldung zu den Freizeitaktivitäten. Das ist seitdem alles viel einfacher geworden und entlastet das Farm-Team: Eltern können sich selbst registrieren und ihre Kinder zum Mittagstisch, zur Ferienbetreuung oder zum Reitunterricht anmelden.
Seit über fünf Jahren ist EGroupware ein unverzichtbarer Helfer im Büro der Jugendfarm Elsental, vor allem bei der Buchhaltung, der Verwaltung von Kontakten und Terminen. Vor etwa vier Jahren entschied das Jugendfarm-Team, EGroupware stärker einzubinden und auch für andere Aufgaben zu nutzen. In einem ersten Schritt ermöglichten sie die Anmeldung per E-Mail, und seit zwei Jahren können sich Eltern als EGroupware-Benutzer bei der Jugendfarm registrieren und selbst den Mittagstisch, Reitunterricht oder Ferienprogramme in der Groupware bestellen – das hat den Buchungsprozess und die Anmeldung zu den Freizeitaktivitäten deutlich vereinfacht.
Wir haben mit Steffi Hudoffsky, Verwaltungsmitarbeiterin im Farmbüro, und Christoph Boehm, dem IT-Verantwortlichen der Jugendfarm, gesprochen und sie gefragt, was das Besondere an ihrer Lösung ist und wie die Umstellung auf die vollautomatische Registrierung geklappt hat.
Verwaltung mit Open Source Software
Das Angebot der Jugendfarm Elsental ist vielfältig: offenes Reiten und feste Reitgruppen, Mittagstisch mit und ohne Hausaufgaben-Betreuung, verschiedene Ferienprogramme – auf der Farm ist das ganze Jahr über etwas los. Insgesamt nehmen zwischen 600 und 700 Kindern übers Jahr verteilt an Aktionen auf der Jugendfarm teil.
Wenn Eltern ihre Kinder für eine oder mehrere Aktivitäten in Elsental anmelden, übermitteln sie neben dem Namen und dem Alter der Sprösslinge auch wichtige Informationen zu Unverträglichkeiten, Allergien und Notfallkontakten. Alle diese Daten sowie Adressen von Vereinsmitgliedern, Kooperationspartnern, Behörden, Schulen usw. verwaltet das Team in der EGroupware. Christoph Boehm, der sich um die IT in Elsental kümmert, kennt und nutzt EGroupware bereits seit 2006. „Wo es geht, setzen wir in der Farm Open-Source-Software ein“, sagt er. „Dazu gehört auch EGroupware, das Herzstück unserer IT.“
Seine Kollegin Steffi Hudoffsky aus dem Farmbüro kümmert sich zusammen mit einer weiteren Teilzeitkraft in der Verwaltung um die Datenpflege in EGroupware. „Bis vor zwei Jahren war das noch mit jede Menge Handarbeit verbunden“, berichtet sie. „Während der Anmeldetage standen die Leute schon morgens ab 8 Uhr in der Schlange, um dann um 14 Uhr ihren Zettel abgeben zu können. Die Zettel haben wir anschließend sortiert und die Daten von Hand in EGroupware übertragen.“
Anmeldung per E-Mail – und dann?
Eine neue Lösung musste her – warum also nicht die vorhandene erweitern? Als Erstes hat sich das Farm-Team um das Anmeldeprozedere gekümmert. „Diese Zettelwirtschaft war für alle Beteiligten unbequem“, erzählt Steffi Hudoffsky. „Ab 2019 konnten Eltern ihren Nachwuchs daher per E-Mail anmelden.“ Alle Daten der Eltern, ihrer Kinder und die gebuchten Farm-Aktivitäten wurden zunächst im EGroupware-Adressbuch gespeichert. Dabei stießen die Mitarbeitenden aber schnell an ihre Grenzen.
„Das Adressbuch war total aufgebläht“, seufzt Steffi Hudoffsky. „Sämtliche Informationen haben wir im Kontaktfeld erfasst, unter anderem, ob ein Kind früh oder spät zu einem Angebot kommt, ob die Familie eine Bonuscard besitzt usw. Wir haben schnell gemerkt, dass wir das so nicht abbilden können.“ Im Januar 2021 begann daher ein grundlegender Umbau, den unser EGroupware-Support begleitet hat. Die gebuchten Aktivitäten, Namen und Geburtsdaten der Kinder, die Einverständniserklärungen der Eltern zur Datenspeicherung und zu Fotos, eventuelle Krankheiten, Allergien oder Unverträglichkeiten und mehr hält seitdem das InfoLog fest.
Das InfoLog als Allround-Werkzeug
„Außerdem haben wir die Anmeldung so umgestaltet, dass sich Eltern selbst als Benutzer bei unserer EGroupware-Instanz registrieren können“, erzählt Christoph Boehm. „Für uns ist das eine riesige Erleichterung, dass Eltern nun selbst buchen, an welchen Veranstaltungen und Unternehmungen ihre Kinder teilnehmen.“
