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EGroupware bildet Prozesse maßgeschneidert ab

EGroupware bildet Prozesse maßgeschneidert ab

von | Apr. 1, 2025 | Neuigkeiten

Für Drohnenbau und Flugservices: EGroupware bildet Prozesse maßgeschneidert ab

Kurzprofil

Unternehmen: Dienstleister im Bereich unbemannte Luftfahrt
Mitarbeitende: 2–5
Einsatzbereich: Projektmanagement, Drohnen-Logbuch, Dokumentation für das Luftfahrt-Bundesamt
Lösung: EGroupware Cloud
Schwerpunkt: Anpassbare Business-Software mit hohem Datenschutzstandard und individuellen Erweiterungen

 

Ausgangssituation

Als Dienstleister im Bereich der unbemannten Luftfahrt steht der Geschäftsführer der HEXAPILOTS GmbH, Dr. Axel Weckschmied, täglich vor der Herausforderung, komplexe Projekte zu organisieren, gesetzliche Dokumentationspflichten zu erfüllen und dabei effizient zu arbeiten. Besonders die Anforderungen des Luftfahrt-Bundesamts (LBA) sorgen für erheblichen Verwaltungsaufwand.

„Mit unseren Spezialdrohnen bieten wir Flugdienstleistungen für den Freileitungsbau (Telekommunikation), für die Landwirtschaft (Biologischer Pflanzenschutz) oder die Forschung. Eine anpassbare Software mit hoher Datensicherheit ist für uns essenziell.“

Dr. Axel Weckschmied, Geschäftsführer HEXAPILOTS GmbH

Hexapilots Logo

Eingesetzte Lösung

EGroupware wird in zwei getrennten Cloud-Instanzen eingesetzt:

  1. Admin und Verwaltung von Projekten und Ressourcen: Für interne Organisation und Verwaltung.

  2. Drohnen-Logbuch (DLB): Eine speziell angepasste Anwendung zur Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen zur Flug-Vorbereitung, -Durchführung und -Nachbereitung. Alle dazu erforderlichen Dokumente müssen revisionssicher gepflegt werden.

 

Individuelle Anpassungen – maximaler Nutzen

Mit Unterstützung des EGroupware-Teams wurden zahlreiche Erweiterungen implementiert, die speziell auf die Anforderungen des Drohnen-Logbuchs (DLB) zugeschnitten sind. Dadurch konnten viele manuelle Formulare digitalisiert werden – ein echter Effizienzgewinn:

„Durch die von mir gewünschten und durch das EGroupware-Team umgesetzten Erweiterungen kann ich die DLB-Instanz wirklich effizient nutzen. Somit sparen wir enorm viel ‚Papierkram‘ und letztendlich wertvolle Zeit.“

 

Besonders wichtig sind für HEXAPILOTS die Module Projektmanager und InfoLog (mit individuellen Erweiterungen), Stundenzettel, Ressourcen, Kalender, Wissensdatenbank, Dateimanager, Kanban und Adressbuch.

 

Warum EGroupware?

Hier hebt Axel Weckschmied mehrere entscheidende Vorteile hervor:

  • Intuitive Bedienung und klare Struktur
  • Sehr gute Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit
  • Hohe Datensicherheit und Flexibilität

Besonders gefreut hat uns Herrn Weckschmieds Fazit zu unserem Support:

„Der Support ist schnell, lösungsorientiert, kundennah und super freundlich. Das Team ist kompetent und sehr gut erreichbar.“

 

Details

„Von allen Open Source Systemen ist die intuitive EPL (Enterprise Line) die für meine Ansprüche ideale Software am Markt, die keinen großen Installationsaufwand benötigt und unabhängig von Rechenzentren via Internet läuft.

Im System können die speziellen Berechtigungen jedes Benutzers genau definiert werden, die auf der gleichen, aktuellen Datenbasis arbeiten. Durch die Verwendung des Gruppenkalenders ist die gemeinsame Terminvergabe einfach und schnell realisierbar. Die Daten lassen sich in logischer Anordnung archivieren und somit leicht wiederfinden.

Das Hosting bedeutet eine enorme Erleichterung, schafft Flexibilität und spart Zeit, in der ich mich auf mein Kerngeschäft konzentrieren kann. Durch die Synchronisation der Daten mit mobilen Endgeräten ist ein sehr effektives Arbeiten möglich.

Genutze Module:

  • Gruppenkalender
  • Dateimanager
  • Projektmanager
  • InfoLog
  • Email
  • Stundenzettel
  • Lesezeichen
  • Wissensdatenbank

Support: Es erfolgt eine persönliche Betreuung und in den wenigen Bedarfsfällen wurde schon ca. 15 min später eine kompetente Lösung geliefert.“

– Dr. Axel Weckschmied, Geschäftsführer HEXAPILOTS GmbH

2025 – Zeit für den Umstieg von Microsoft auf EGroupware

2025 – Zeit für den Umstieg von Microsoft auf EGroupware

von | März 10, 2025 | Allgemein, In der Presse, Neuigkeiten

Der Umstieg von Microsoft Exchange: Eine Chance auf digitale Souveränität?

 

Zum 14. Oktober 2025 stellt Microsoft den technischen Support für Exchange 2016 und Exchange 2019 ein. Diese Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen für Unternehmen, die auf Microsofts E-Mail-Server angewiesen sind. Ab diesem Datum wird Microsoft keine Sicherheitsupdates, Patches oder technischen Support mehr bieten, was das Risiko von Cyberangriffen und Systeminstabilitäten erheblich erhöht. Es stellt sich also die Frage: Was tun, wenn der Support endet?

Das Ende des Supports für Exchange – Was bedeutet das für Sie?

Microsofts Entscheidung, den Support für Exchange 2016 und Exchange 2019 zu beenden, bedeutet:

– Keine Sicherheitsupdates: Ihre Exchange-Server sind ab dem 14. Oktober 2025 anfällig für Sicherheitslücken.

– Keine technischen Patches: Ohne Updates gibt es keine Lösung für Softwarefehler oder Funktionsstörungen.

– Kein technischer Support: Bei Problemen mit der Exchange-Server-Umgebung müssen Sie auf Ihre eigenen Ressourcen zurückgreifen.

Diese Veränderungen erfordern etwas strategisch kluge Vorbereitung, um sicherzustellen, dass Unternehmen und Verwaltungen nicht ohne funktionierende E-Mail- und Kalenderlösungen dastehen.

Gründe für den Umstieg von Exchange auf eine andere Lösung:

– Kostenfalle Cloud: Die fortlaufenden Kosten für die Nutzung von Microsoft 365 und Exchange Online können sich schnell summieren, insbesondere für große Unternehmen.

– Mangelnde Kontrolle: Wenn Ihr Unternehmen weiterhin auf Microsoft-Produkte setzt, liegt die Kontrolle über Ihre Daten nicht komplett in Ihrer Hand.

– Digitale Souveränität: Sie möchten nicht mehr von einem amerikanischen Konzern abhängig sein, dessen Strategien nicht immer mit den Interessen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Es ist verständlich, wenn Unternehmen zögern, Änderungen vorzunehmen – besonders wenn sie befürchten, dass eine neue Lösung ihre gewohnten Arbeitsabläufe durcheinanderbringt. Wir sehen das Ende des Exchange-Supports allerdings als gute Gelegenheit für Unternehmen, ihre digitale Souveränität zurück zu erlangen.

EGroupware als Alternative: Vorteile einer Open-Source-Lösung

EGroupware bietet eine Lösung, die sowohl kostengünstig als auch souverän ist. Als Open-Source-Software gibt sie Ihnen volle Kontrolle über Ihre Daten und Infrastruktur, während Sie gleichzeitig eine moderne, flexible, browserbasierte Arbeitsumgebung erhalten.

Die wichtigsten Vorteile von EGroupware im Überblick:

Komplettes Online-Office: EGroupware umfasst E-Mail, Kalender, Aufgabenmanagement, Dokumentenmanagement und viele weitere kollaborative Werkzeuge – alles integriert in einer Lösung.

Flexibilität: EGroupware kann sowohl on-premises (lokal auf eigenen Servern) als auch als Software-as-a-Service (SaaS) verwendet werden. So haben Sie die Wahl, ob Sie die Lösung selbst hosten oder in der Cloud nutzen möchten.

Kompatibilität: EGroupware lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und unterstützt gängige E-Mail-Protokolle wie IMAP und SMTP, sowie CalDAV (Termine und Aufgaben), CardDAV (Adressen) und WebDAV (Dateien). Dies ermöglicht eine Migration über Standardprotokolle von Exchange zu EGroupware.

Datensicherheit und digitale Souveränität: Mit EGroupware haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten, sei es on-premises oder in der IONOS Cloud mit ausschließlich deutschem Server-Standort. Deutsche und europäische Datenschutzstandards sind für uns selbstverständlich.

Migration zu EGroupware: Ein kontrollierter Übergang

Der Wechsel zu einer neuen E-Mail- und Collaboration-Lösung ist ein komplexer Vorgang. Wir setzen hierbei auf erprobte Standard-Tools, wie zum Beispiel den automatisierten Umzugsservice von Audriga. Ebenso ist ein manueller Import möglich, basierend auf Standard-Protokollen wie CalDAV und CardDAV. Ihre bestehende IT Infrastruktur lässt sich dabei gut mit der neuen Lösung kombinieren: EGroupware kann sich mit Active Directory, LDAP, Univention (UCS) und OpenID Connect (Keycloak) verbinden – sowohl in der Cloud als auch in der Eigeninstallation.

Unterstützung für alle Geräte: EGroupware läuft auf allen gängigen Betriebssystemen und Geräten, inklusive Windows, macOS, iOS und Android. So können Ihre Mitarbeiter*innen weiterhin mobil arbeiten, ohne an ein bestimmtes System gebunden zu sein.

Digitale Souveränität zurückgewinnen – Mit EGroupware und der richtigen Projektbegleitung:

Der Wechsel zu einer neuen Lösung erfordert nicht nur die richtige Software, sondern auch den richtigen Partner. Wir unterstützen Sie mit professioneller Beratung, um den Wechsel so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Schulung und Support: Damit Ihre Mitarbeiter*innen von Anfang an produktiv arbeiten können, bieten wir maßgeschneiderte Schulungen und kontinuierlichen Support.

Fazit: Der Umstieg auf EGroupware – Ihre Chance auf mehr Unabhängigkeit

Das Ende des Supports für Microsoft Exchange 2016 und 2019 markiert einen Wendepunkt. Hinzu kommen die aktuellen politischen Ereignisse in den USA, die unsere digitale Souveränität in den Fokus rücken. Wenn Sie in die digitale Unabhängigkeit Ihres Unternehmens investieren möchten, ist EGroupware die ideale Lösung. Die Software bietet Ihnen eine vollständige, Open-Source-basierte E-Mail- und Collaboration-Plattform, die sehr flexibel und dabei wirklich sicher

ist. Mit der Möglichkeit, die Lösung on-premises oder als SaaS zu betreiben, sowie der umfassenden Kompatibilität mit anderen Systemen, ist der Umstieg auf EGroupware eine attraktive smarte und faire Alternative zu Microsoft. Wir unterstützen gerne beim Wechsel zu einer zukunftssicheren und souveränen IT-Infrastruktur. Bei Fragen zu unseren Leistungen rund um EGroupware sprechen Sie uns gerne an.

 

 

Fotos von Brett Jordan und Nick Fewings auf Unsplash, bearbeitet von EGroupware GmbH

 

 

 

 

 

Wenn nachhaltige Open-Source-Anbieter mit Dumpinganbietern konkurrieren

Wenn nachhaltige Open-Source-Anbieter mit Dumpinganbietern konkurrieren

von | Feb. 13, 2025 | Allgemein, In der Presse, Neuigkeiten

Beschaffung in der Öffentlichen Verwaltung: Wenn nachhaltige Open-Source-Anbieter mit Dumpinganbietern konkurrieren

OpenSource_Vergabekriterien

Klare Ausschreibungs-Kriterien für Software-Projekte

Wie im aktuellen Artikel auf heise.de beschrieben, hat die Open Source Business Alliance (OSBA) einen Ansatz vorgeschlagen, um bei der öffentlichen Hand Preisdumping rund um freie Software zu verhindern und die Auswahl nachhaltiger Projekte zu fördern. Sie hat dazu jetzt einen Katalog mit Ausschreibungskriterien vorgelegt.

 

Engangement für nachhaltige und sichere Modelle

EGroupware Geschäftsführerin Birgit Becker hat aktiv in der Arbeitsgruppe mitgewirkt. Zusammen mit Claus Wickinghoff – gemeinsam sind sie die Sprecher der Working Group Beschaffung – setzt sie sich seit Jahren für das Thema ein. Was anfangs billig aussieht, ist auf lange Sicht oft wenig wirtschaftlich:

 

„Wenn die in der Verwaltung verwendete Open Source Software auch in mehreren Jahren noch gepflegt und weiterentwickelt werden soll, dann muss auch der eigentliche Hersteller der Software, der sich darum kümmert, an dem Geschäft beteiligt werden. Bei proprietärer Software ist das sowieso immer der Fall: Jede verkaufte Lizenz zahlt auch in die Kasse des Software-Herstellers ein.

Bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand muss das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt werden. Das wird meist mit dem billigsten Angebot gleichgesetzt und öffnet Dumpinganbietern Tür und Tor. Wenn diese Anbieter nur den eigenen Service einkalkulieren und die Software als kostenlos gegeben annehmen, weil die ja frei herunterladbar im Internet verfügbar ist, dann führt das mittelfristig dazu, dass es sich wirtschaftlich für niemanden mehr lohnt, in die Sicherheit und Pflege der genutzten Software zu investieren. Das fällt dann letztlich der öffentlichen Verwaltung auf die Füße, die ja qualitative Software nutzen möchte. Das billigste Angebot ist dann doch nicht das wirtschaftlichste gewesen.

Unsere Kriterien sollen die öffentliche Verwaltung bei der Entscheidung unterstützen, mit welchem Anbieter ein Projekt nachhaltig realisiert werden kann, so dass alle im Open-Source-Ökosystem davon profitieren und die Software langfristig sicher zur Verfügung steht.“ Birgit Becker und Claus Wickinghoff, OSBA

 

Vier Kriterien für die nachhaltige Beschaffung von OS Software

Die Herausforderung für die öffentliche Verwaltung besteht darin, die richtigen Anforderungen und Vergabekriterien zu entwickeln, damit eine Vergabestelle zuverlässig die Anbieter auswählen kann, die sichere und qualitativ hochwertige Software und Dienstleistungen bieten.

Die Open Source Business Alliance schlägt in ihrem Positionspapier vier Kriterien vor:

  1. Beziehung zum Software-Hersteller / der Community: Besteht eine Geschäftsbeziehung zwischen dem Anbieter und dem Software-Hersteller bzw. der entsprechenden Community und inwieweit erfolgt im Rahmen des Auftrags eine Unterstützung durch diese?
  2. Sicherstellung der Upstream-Veröffentlichung vorgenommener Anpassungen und Patches: Wie trägt der Anbieter dafür Sorge, dass Änderungen an der Software auch wieder upstream für die Allgemeinheit verfügbar gemacht werden?
  3. Sicherstellung eines hoch qualitativen Third-Level-Supports: Inwiefern ist der Auftragnehmer in der Lage, qualitativen Third-Level-Support zu gewährleisten? Besitzt er hierfür die Expertise mit dem Quellcode des konkreten Produkts oder kann er die Unterstützung des Herstellers gewährleisten?
  4. Absicherung der Lieferkette durch Unterstützung von Basiskomponenten: Open Source Software besteht oft aus vielen unterschiedlichen Komponenten. Unterstützt der Anbieter Entwickler und Projekte der einzelnen Softwarekomponenten, die in seinem Produkt verbaut sind? Das wird auch im Zusammenhang mit dem Cyber Resilience Act unter dem Motto “Sicherheit in der Lieferkette” relevant.

 

Das vollständige Positionspapier finden Sie hier zum Herunterladen als PDF.

Die Pressemitteilung der OSBA vom 11.02.2025 finden Sie hier.

Foto: Mathieu Stern auf unsplash.com / Bearbeitung: EGroupware GmbH

 

 

 

 

 

 

Als Mitglied der OSBA teilt und unterstützt EGroupware die Forderungen auf digitale Souveränität

Als Mitglied der OSBA teilt und unterstützt EGroupware die Forderungen auf digitale Souveränität

von | Jan. 29, 2025 | Allgemein, Neuigkeiten

EGroupware unterstützt die Forderungen nach digitaler Souveränität und Open Source

Wahlen 2025

Digitale Souveränität: Ein blinder Fleck in den Wahlprogrammen?

Die politische Debatte um digitale Souveränität bleibt in Deutschland weiterhin erstaunlich verhalten. In den Wahlprogrammen der CDU/CSU wird das Thema nur am Rande behandelt, während es in den Programmen von SPD und FDP gar keine Erwähnung findet. Dabei ist die digitale Abhängigkeit von großen US-Technologieunternehmen längst zu einem ernsten Problem für die deutsche und europäische Wirtschaft sowie für die Verwaltung geworden.

Mit einer erneuten Amtszeit von Donald Trump könnte sich diese Situation noch zuspitzen. Bereits in seiner ersten Amtszeit hatte Trump 2019 per Executive Order eine Sperrung aller Adobe-Dienste in Venezuela veranlasst. Ein solches Szenario wäre auch für Europa denkbar: Die USA könnten digitale Dienste als geopolitisches Druckmittel einsetzen, was fatale Folgen für Wirtschaft und Verwaltung in Deutschland und anderen EU-Staaten hätte. Umso besorgniserregender ist, dass dieses Risiko in den Wahlprogrammen kaum thematisiert wird.

Open Source als Lösung?

Die Open Source Business Alliance (OSBA) warnt seit Jahren vor den Risiken, die durch eine zu starke Abhängigkeit von nicht-europäischen Software-Anbietern entstehen. Peter Ganten, Vorstandsvorsitzender der OSBA, bringt es auf den Punkt:

„Vieles, wovor wir immer gewarnt haben, wird jetzt wahr. Seit Jahren verlieren Kernbereiche der deutschen Wirtschaft Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit, seit Jahren laboriert die Verwaltung an einer viel zu langsamen Digitalisierung. Seit Jahren werden die dafür notwendigen Ressourcen zum großen Teil für Produkte nicht-europäischer Anbieter verwendet, die dieses Geld nutzen, um Abhängigkeiten weiter zu verstärken. Nun sehen wir zusätzlich wieder eine erhebliche Gefahr von Spionage und Erpressung.“

Die OSBA fordert deshalb, dass digitale Souveränität ein zentrales Thema im politischen Diskurs wird. Insbesondere Open-Source-Lösungen könnten eine Alternative bieten, um die Kontrolle über kritische digitale Infrastrukturen zurückzugewinnen. Die Politik muss hier aktiv werden, bevor es zu spät ist.

Politische Verantwortung und Zukunftssicherheit

Die kommenden Wahlen, sowohl in Deutschland als auch international, werden maßgeblich darüber entscheiden, ob und wie digitale Souveränität in Zukunft gesichert werden kann. Ohne ein klares Bekenntnis der Parteien zu diesem Thema droht Deutschland weiter in eine digitale Abhängigkeit zu geraten, die nicht nur wirtschaftliche, sondern auch sicherheitspolitische Risiken mit sich bringt.

Es ist an der Zeit, dass digitale Souveränität nicht nur ein Schlagwort bleibt, sondern endlich zur politischen Priorität wird. Die neue Bundesregierung muss hier dringend handeln und Open-Source-Alternativen massiv fördern, um langfristig Unabhängigkeit und Sicherheit zu gewährleisten.

Als Mitglied der OSBA teilt und unterstützt EGroupware die Forderungen digitale Souveränität und Open Source zum Wahlkampfthema zu machen. Den Originalartikel der OSBA können Sie hier nachlesen, um weitere Details zu diesem wichtigen Thema zu erfahren.

E-Rechnungen erstellen mit EGroupware

E-Rechnungen erstellen mit EGroupware

von | Dez. 20, 2024 | Allgemein, Neuigkeiten

E-Rechnungen erstellen mit EGroupware

Ab dem 1. Januar 2025 ändert sich einiges: Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung bei B2B-Geschäften Pflicht. Für Sie bedeutet das: Keine Papierstapel mehr, sondern klare digitale Prozesse.

Mit einer E-Rechnung wird alles einfacher: Rechnungen werden elektronisch übermittelt, automatisch empfangen und direkt weiterverarbeitet – ganz ohne Medienbrüche. Statt wie bei Papierrechnungen oder PDF-Dateien landen die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format direkt in Ihrem System. So wird die gesamte Abwicklung von der Erstellung bis zur Zahlung digital und effizient.

Wir haben die dazu passende Software entwickelt: Mit der Rechnungen-App unserer Groupware-Lösung können Sie ganz einfach elektronische Rechnungen erstellen und auch empfangen – natürlich konform mit der EU-Norm EN 16931. Ob XRechnung (XML-Format) oder ZUGFeRD (hybrides PDF/XML), Ihre Daten werden automatisch im richtigen Format generiert, und das PDF-Layout können Sie ganz nach Ihren Wünschen anpassen.

Welche Anforderungen gelten ab 2025 für E-Rechnungen?

E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und eingelesen werden, damit sie elektronisch verarbeitet werden können. Achtung: Eine digitale PDF-Datei reicht dafür nicht – sie gilt nicht als rechtskonforme E-Rechnung!

Ab 2025 wird es ernst: Alle inländischen Unternehmer*innen im B2B-Bereich sind dann verpflichtet, E-Rechnungen einlesen und verarbeiten zu können. Für die Umstellung gibt es allerdings Übergangsregelungen:

  • 2025 und 2026 sind weiterhin Papierrechnungen erlaubt, ebenso wie andere elektronische Rechnungen – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
  • Ab 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 Euro (Stand 2026).
  • EDI-Rechnungen (Rechnungen, die über ein Electronic-Data-Interchange-System ausgetauscht werden) bleiben bis 2027 ebenfalls erlaubt, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.

Perfekt integriert: Die neue E-Rechnungs-App in EGroupware

Haben Sie schon ein Buchhaltungsprogramm? Oder stehen Sie kurz davor, eines anzuschaffen? In der letzten Zeit haben einige EGroupware-Anwender*innen bei uns nachgefragt, ob sie wirklich ein weiteres Werkzeug brauchen, womöglich noch als mehr oder weniger teures Abomodell. Warum also in die Ferne schweifen? Unsere eigene E-Rechnungs-App ist die Lösung, die perfekt in Ihre Arbeitsumgebung passt und den Wechsel zur E-Rechnung so einfach wie möglich macht.

Der Startschuss fiel Ende November: Nachdem wir eine PHP-Bibliothek gefunden hatten, die das XML-Format für elektronische Rechnungen generieren kann, ging es los. Keine drei Wochen später, am 14. Dezember, war die App fertig. Die passenden Pakete für die EGroupware-Version 23.1 sind bereits gebaut, und die App ist sowohl als Vorabversion in der Eigeninstallation als auch in den aktuellen Cloud-Versionen verfügbar.

Ein wichtiger Hinweis: Die App ist exklusiv für unsere Enterprise Line (EPL) Nutzer*innen. In der Community Edition (CE) ist sie nicht enthalten – sie gehört zur Bezahlversion von EGroupware.

Rechnungen erstellen leicht gemacht: die App im Überblick

Sie finden die neue E-Rechnungs-App in der linken Seitenleiste unter dem Menüpunkt Rechnungen. Ein Klick darauf öffnet das Hauptfenster, in dem bereits verschickte oder importierte Rechnungen übersichtlich dargestellt werden. Die Tabelle können Sie ganz einfach nach den Spaltentiteln sortieren und so zum Beispiel nach Rechnungs-Nr./Datum, Käufer, Verkäufer oder Betreff filtern.

Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen. Alternativ können Sie E-Rechnungen (strukturiertes XML oder PDF mit XML-Anhang) über die Schaltfläche Importieren in die App hochladen und prüfen. Beim Anlegen einer neuen Rechnung geben Sie in der oberen Hälfte des Dialogfensters den Betreff, den Abrechnungszeitraum und den Typ der Rechnung ein, wobei aktuell nur Rechnung 380 (Handelsrechnung) verfügbar ist. Weitere Typen wie Gutschrift (381) oder Rechnungskorrektur (384) werden wir ab Januar implementieren. Zudem können Sie eine Kategorie angeben – entweder frei wählbar oder aus einer Liste. Ergänzen Sie außerdem die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.

Solange eine Rechnung im Entwurfsstatus ist, können Sie alle Daten problemlos anpassen. Das gibt Ihnen volle Flexibilität, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind. Sobald Sie jedoch auf den Button Berechnen klicken, wird die Rechnung final gespeichert. Vor dem Speichern erscheint eine Sicherheitsabfrage. Danach sind die meisten Felder ausgegraut und nicht mehr änderbar.

Ein nützliches Feature ist das Notizfeld, in das Sie Bemerkungen hinzufügen können. Hier halten Sie zum Beispiel das Datum einer Zahlungserinnerung oder einer Mahnung fest. Und noch ein Tipp: Wenn Sie mit der Maus über eine Feldbeschriftung fahren, erscheint ein Tooltip. Dieser zeigt Ihnen die Feldnummer für die XML-Datei an – zum Beispiel ist die Rechnungsnummer BT-1, der Abrechnungszeitraum BT-73 und der Typ BT-3. Praktisch, oder?

Positionen, Käufer und mehr: die Rechnung vervollständigen

In der unteren Hälfte des Dialogs nehmen Sie die Feineinstellungen für Ihre Rechnung vor. Über verschiedene Tabs:

  • Positionen: Fügen Sie Artikel oder Dienstleistungen hinzu. Positionen enthalten Standardfelder wie Beschreibung, Menge, Preis und Mehrwertsteuer. Die Artikel werden automatisch in der Datenbank gespeichert, sodass Sie sie später wieder verwenden können. Positionsnummern werden automatisch vergeben; Sie können diese aber auch manuell setzen.
  • Zusammenfassung: Hier sehen Sie eine Übersicht über Mehrwertsteuer, Rabatte, Rundungsbeträge und Zuschläge. Vorauszahlungen können ebenfalls berücksichtigt werden. Alle Beträge werden automatisch berechnet.
  • Zahlung: Geben Sie Referenzen, Projektnummern, Vertragsdetails und Zahlungsbedingungen wie Skonto und Zahlungsziel ein.
  • Käufer: Wählen Sie Käuferinformationen direkt aus dem EGroupware-Adressbuch aus oder geben Sie zusätzliche Kontakte manuell ein. Auch Felder wie Steuer- und Umsatzsteuer-ID können Sie ausfüllen, falls benötigt.
  • Notizen: Fügen Sie Bemerkungen hinzu, die entweder Teil der Rechnung sind oder nur für den internen Gebrauch.
  • Verlinkungen: Verknüpfen Sie Dateien, Dokumente aus dem Dateimanager oder Einträge aus anderen EGroupware-Apps wie dem InfoLog oder Projektmanager.

Flexibel und individuell: die App konfigurieren

Über Admin / App-Konfiguration in der linken Seitenleiste passen Sie die App ganz einfach an Ihre Geschäftsbedürfnisse an. Unter Allgemein legen Sie beispielsweise das Format der Rechnungsnummern fest. In der Voreinstellung werden diese automatisch fortlaufend vergeben, sobald Sie den Status auf Berechnet setzen. Möchten Sie stattdessen ein individuelles Format wie Projektnummern nutzen, können Sie das hier einstellen. Steigen Sie mitten im Jahr auf die App um? Kein Problem – tragen Sie einfach die letzte verwendete Rechnungsnummer ein, und die Zählung läuft nahtlos weiter. Alternativ verzichten Sie auf ein festes Format und vergeben die Rechnungsnummern manuell.

In der Konfiguration legen Sie auch bis zu drei Standardverkäufer fest und tragen deren Adresse, Bankverbindung und Steuernummer ein. Definieren Sie, welche zusätzlichen Vertragspartner benötigt werden, wie Käufer, Endkunden oder abweichende Rechnungsempfänger. Die Informationen können Sie direkt aus dem Adressbuch auswählen und benutzerdefinierte Felder, z. B. für Kundennummern oder Umsatzsteuer-IDs, zuordnen.

Für noch mehr Kontrolle entscheiden Sie, ob Mitarbeitende der Buchhaltung aus vordefinierten Verkäufern wählen, das Adressbuch durchsuchen oder Kontakte bearbeiten dürfen. Die flexible Verwaltung benutzerdefinierter Felder ermöglicht es Ihnen, die App perfekt auf Ihre Prozesse abzustimmen.

Rechnungen selbst gestalten: Vorlagen und Platzhalter

Der PDF-Teil der Rechnung basiert auf einem Dokument, das Sie ganz nach Ihren Wünschen gestalten können – auch in der integrierten App Collabora Online. Hier fügen Sie Ihr Logo ein, ordnen die Daten individuell an und definieren das Layout, einschließlich der Tabelle mit den Rechnungspositionen. Der XML-Teil wird ganz unabhängig davon automatisch im standardisierten Format erstellt und ergänzt das PDF im ZUGFeRD-Format.

Wir liefern bereits ein fertiges Template mit, das Sie an Ihre Wünsche anpassen können. Alle Vorlagen befinden sich im Ordner /templates/invoices im .odt-Format. Wenn Sie dort mehrere Templates abgelegt haben, können Sie im Dialog zur Rechnungserstellung eines über ein Drop-down-Menü auswählen.

Ein Highlight sind die Platzhalter, die Sie flexibel in Ihre Templates einbauen können. Platzhalter sind Textvariablen, die von zwei geschweiften Klammern umschlossen sind, z. B. {{InvoiceId}} oder {{InvoiceNo}}. Die meisten Platzhalter greifen auf Datenbankfelder zurück, aber auch Funktionen wie If-Then-Else-Bedingungen sind möglich. Damit lassen sich z. B. Leerstellen vermeiden oder Zeilenumbrüche einfügen, falls ein bestimmtes Feld ausgefüllt ist. Eine vollständige Liste der verfügbaren Platzhalter finden Sie über Rechnungen / Platzhalter.

Geplante Features: Diese Updates erwarten Sie

Aktuell müssen Sie E-Rechnungen noch herunterladen und manuell als Anhang in einer E-Mail verschicken. Doch das wird nicht so bleiben! Wir arbeiten daran, den Versand direkt aus der Rechnungs-App zu ermöglichen. Geplant ist eine Funktion, mit der Sie E-Mails inklusive angehängter Rechnungen direkt aus der App verschicken können. Dazu kommen flexibel anpassbare E-Mail-Vorlagen, z. B. für Rechnungsversand oder Zahlungserinnerungen, auch in verschiedenen Sprachen. Mit Platzhaltern gestalten Sie die E-Mails individuell, etwa mit Rechnungsnummer, Bestellnummer oder Ansprechpartner im Text oder Betreff.

Wir werden die Rechnungs-App kontinuierlich weiterentwickeln. Auf unserer To-Do-Liste für die nächsten Monate stehen viele praktische Neuerungen:

  • Import und Anzeige von Rechnungen direkt aus der E-Mail-App
  • Schnelles Kopieren bestehender Rechnungen für wiederkehrende Vorgänge
  • Zusätzliche Importschnittstellen, z. B. für CSV-Dateien
  • Erweiterte Berichte und Exportoptionen für detaillierte Analysen
  • Direkte Verknüpfung mit anderen EGroupware-Apps wie Stundenzettel, um erfasste Daten direkt in Rechnungen zu übernehmen.

Haben Sie weitere Wünsche oder spezielle Anforderungen? Lassen Sie es uns wissen! Schnittstellen zu anderen Buchhaltungslösungen oder Banken sind genauso denkbar wie andere individuelle Anpassungen. Wir bauen die App kontinuierlich aus, damit sie perfekt zu Ihrem Arbeitsalltag passt.

Ihre E-Rechnungen in sicheren Händen

Mit der E-Rechnungs-App bietet EGroupware eine praktische und flexible Lösung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und dabei hilft, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Die Möglichkeit, das Layout individuell anzupassen und zwischen verschiedenen Formaten zu wählen, macht die App zu einem echten Gewinn – egal ob für kleine Unternehmen oder große Organisationen.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie die App ausprobieren? Kontaktieren Sie uns! Wir stellen Ihnen gerne eine Testversion zur Verfügung, erklären die Funktionen im Detail oder nehmen Ihre Anregungen auf. Schreiben Sie uns, wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!

Vereinfachen Sie die Rechnungsstellung mit der neuen EGroupware App

Vereinfachen Sie die Rechnungsstellung mit der neuen EGroupware App

von | Dez. 17, 2024 | Allgemein, Neuigkeiten

Vereinfachen Sie die Rechnungsstellung mit der neuen EGroupware App

Zum Jahresende wünscht Ihnen EGroupware alles Gute für die Zukunft – und freut sich, Ihnen die neue E-Rechnungs-Anwendung vorstellen zu können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die App funktioniert, wie Sie sie konfigurieren und wer sie nutzen kann.

Neue E-Rechnngs App in EGroupware jetzt verfügbar

Rechtzeitig zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung zum Jahreswechsel hat EGroupware eine Rechnungsanwendung entwickelt, mit der Sie E-Rechnungen erstellen und empfangen können.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland Pflicht. E-Rechnungen werden in einem definierten, strukturierten und elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen. Sie entsprechen der EU-Norm EN 16931 und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.

Die zwei gängigen Verfahren sind:

  • XRechnung: Ein reines XML-Format, Standard für die öffentliche Verwaltung.
  • ZUGFeRD: Ein Hybridmodell mit strukturierter XML-Datei und einer lesbaren PDF-Datei.

Wie funktioniert die E-Rechnung von EGroupware?
Der PDF-Teil der Rechnung basiert auf einem anpassbaren Platzhalterdokument, in dem Sie Ihr Logo und alle Daten frei anordnen können, einschließlich der Tabelle mit Rechnungspositionen. Der XML-Teil wird automatisch im standardisierten Format generiert.

Rechnungs-App

In der App-Konfiguration können Sie bis zu drei Standardverkäufer definieren und bei Bedarf weitere Vertragspartner wie Rechnungsempfänger oder Endkunden hinzufügen. Diese Partner lassen sich bequem aus dem Adressbuch auswählen. Zudem legen Sie fest, in welchem benutzerdefinierten Feld des Kontakts z. B. die Kundennummer oder Umsatzsteuer-ID gespeichert wird. Diese Informationen werden automatisch eingefügt, sobald der Kontakt als Käufer ausgewählt wird.

Zahlungsinformationen, Servicezeiträume und allgemeine Texte lassen sich einfach eingeben. Artikel mit Beschreibungen, Mengen, Nettopreisen und Steuersätzen werden in den Rechnungspositionen aufgeführt. Die Mehrwertsteuer sowie der Gesamtpreis werden automatisch berechnet und inklusive einer Aufschlüsselung nach Steuersätzen als Gesamtsumme angezeigt.

Rechnungen können im Entwurfsstatus beliebig bearbeitet oder testweise gedruckt werden. Sobald der Status jedoch auf „Berechnet“ steht, sind Änderungen nicht mehr möglich – die Rechnung kann nur noch storniert werden. Ein Notizfeld bietet Platz für Anmerkungen, etwa das Datum einer Zahlungserinnerung oder Mahnung.

Placeholder Document

Import von lokalen Rechnungen:
Derzeit können Sie E-Rechnungen (strukturiertes XML oder PDF mit XML) über die Schaltfläche „Importieren“ in die Rechnungs-App importieren und prüfen. Zukünftige Erweiterungen werden es ermöglichen, XML-Rechnungen direkt aus der Mail-App anzuzeigen und zu importieren. Geplant sind zudem zusätzliche Importschnittstellen, Exportoptionen und weitere Berichte.

Die Vollversion der neuen EGroupware EPL App ist ab sofort verfügbar. Kontaktieren Sie uns gerne für eine Testversion, eine Präsentation der App oder bei Fragen und Anregungen.

Frohe Weihnachten und ein erfolgreiches neues Jahr

Das Jahr neigt sich dem Ende zu – eine Zeit, um Erfolge zu würdigen und globale Herausforderungen zu reflektieren. Zusammenarbeit, Vertrauen und gemeinsame Ziele sind wichtiger denn je. Wie in den vergangenen Jahren unterstützen wir mit unserer Weihnachtsspende die Indien-Hilfsorganisation „Nalam“ und leisten so einen kleinen Beitrag zur Sicherheit, Bildung und Gesundheit von Waisenkindern in Andhra Pradesh.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Familien eine besinnliche Weihnachtszeit und einen erfolgreichen Start ins Jahr 2025. Wir freuen uns darauf, im neuen Jahr gemeinsam spannende Projekte umzusetzen!

Mit freundlichen Grüßen aus Kaiserslautern
Ihr EGroupware-Team

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