EGroupware bildet Prozesse maßgeschneidert ab

von eva | Apr. 1, 2025 | Neuigkeiten

Für Drohnenbau und Flugservices: EGroupware bildet Prozesse maßgeschneidert ab

Kurzprofil

Unternehmen: Dienstleister im Bereich unbemannte Luftfahrt
Mitarbeitende: 2–5
Einsatzbereich: Projektmanagement, Drohnen-Logbuch, Dokumentation für das Luftfahrt-Bundesamt
Lösung: EGroupware Cloud
Schwerpunkt: Anpassbare Business-Software mit hohem Datenschutzstandard und individuellen Erweiterungen

Ausgangssituation

Als Dienstleister im Bereich der unbemannten Luftfahrt steht der Geschäftsführer der HEXAPILOTS GmbH, Dr. Axel Weckschmied, täglich vor der Herausforderung, komplexe Projekte zu organisieren, gesetzliche Dokumentationspflichten zu erfüllen und dabei effizient zu arbeiten. Besonders die Anforderungen des Luftfahrt-Bundesamts (LBA) sorgen für erheblichen Verwaltungsaufwand.

„Mit unseren Spezialdrohnen bieten wir Flugdienstleistungen für den Freileitungsbau (Telekommunikation), für die Landwirtschaft (Biologischer Pflanzenschutz) oder die Forschung. Eine anpassbare Software mit hoher Datensicherheit ist für uns essenziell.“

Dr. Axel Weckschmied, Geschäftsführer HEXAPILOTS GmbH

Eingesetzte Lösung

EGroupware wird in zwei getrennten Cloud-Instanzen eingesetzt:

Admin und Verwaltung von Projekten und Ressourcen: Für interne Organisation und Verwaltung.
Drohnen-Logbuch (DLB): Eine speziell angepasste Anwendung zur Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen zur Flug-Vorbereitung, -Durchführung und -Nachbereitung. Alle dazu erforderlichen Dokumente müssen revisionssicher gepflegt werden.

Individuelle Anpassungen – maximaler Nutzen

Mit Unterstützung des EGroupware-Teams wurden zahlreiche Erweiterungen implementiert, die speziell auf die Anforderungen des Drohnen-Logbuchs (DLB) zugeschnitten sind. Dadurch konnten viele manuelle Formulare digitalisiert werden – ein echter Effizienzgewinn:

„Durch die von mir gewünschten und durch das EGroupware-Team umgesetzten Erweiterungen kann ich die DLB-Instanz wirklich effizient nutzen. Somit sparen wir enorm viel ‚Papierkram‘ und letztendlich wertvolle Zeit.“

Besonders wichtig sind für HEXAPILOTS die Module Projektmanager und InfoLog (mit individuellen Erweiterungen), Stundenzettel, Ressourcen, Kalender, Wissensdatenbank, Dateimanager, Kanban und Adressbuch.

Warum EGroupware?

Hier hebt Axel Weckschmied mehrere entscheidende Vorteile hervor:

Intuitive Bedienung und klare Struktur
Sehr gute Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit
Hohe Datensicherheit und Flexibilität

Besonders gefreut hat uns Herrn Weckschmieds Fazit zu unserem Support:

„Der Support ist schnell, lösungsorientiert, kundennah und super freundlich. Das Team ist kompetent und sehr gut erreichbar.“

Details

„Von allen Open Source Systemen ist die intuitive EPL (Enterprise Line) die für meine Ansprüche ideale Software am Markt, die keinen großen Installationsaufwand benötigt und unabhängig von Rechenzentren via Internet läuft.

Im System können die speziellen Berechtigungen jedes Benutzers genau definiert werden, die auf der gleichen, aktuellen Datenbasis arbeiten. Durch die Verwendung des Gruppenkalenders ist die gemeinsame Terminvergabe einfach und schnell realisierbar. Die Daten lassen sich in logischer Anordnung archivieren und somit leicht wiederfinden.

Das Hosting bedeutet eine enorme Erleichterung, schafft Flexibilität und spart Zeit, in der ich mich auf mein Kerngeschäft konzentrieren kann. Durch die Synchronisation der Daten mit mobilen Endgeräten ist ein sehr effektives Arbeiten möglich.

Genutze Module:

Gruppenkalender

Dateimanager

Projektmanager

InfoLog

Email

Stundenzettel

Lesezeichen

Wissensdatenbank

Support: Es erfolgt eine persönliche Betreuung und in den wenigen Bedarfsfällen wurde schon ca. 15 min später eine kompetente Lösung geliefert.“

– Dr. Axel Weckschmied, Geschäftsführer HEXAPILOTS GmbH

2025 – Zeit für den Umstieg von Microsoft auf EGroupware

von eva | März 10, 2025 | Allgemein, In der Presse, Neuigkeiten

Der Umstieg von Microsoft Exchange: Eine Chance auf digitale Souveränität?

Zum 14. Oktober 2025 stellt Microsoft den technischen Support für Exchange 2016 und Exchange 2019 ein. Diese Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen für Unternehmen, die auf Microsofts E-Mail-Server angewiesen sind. Ab diesem Datum wird Microsoft keine Sicherheitsupdates, Patches oder technischen Support mehr bieten, was das Risiko von Cyberangriffen und Systeminstabilitäten erheblich erhöht. Es stellt sich also die Frage: Was tun, wenn der Support endet?

Das Ende des Supports für Exchange – Was bedeutet das für Sie?

Microsofts Entscheidung, den Support für Exchange 2016 und Exchange 2019 zu beenden, bedeutet:

– Keine Sicherheitsupdates: Ihre Exchange-Server sind ab dem 14. Oktober 2025 anfällig für Sicherheitslücken.

– Keine technischen Patches: Ohne Updates gibt es keine Lösung für Softwarefehler oder Funktionsstörungen.

– Kein technischer Support: Bei Problemen mit der Exchange-Server-Umgebung müssen Sie auf Ihre eigenen Ressourcen zurückgreifen.

Diese Veränderungen erfordern etwas strategisch kluge Vorbereitung, um sicherzustellen, dass Unternehmen und Verwaltungen nicht ohne funktionierende E-Mail- und Kalenderlösungen dastehen.

Gründe für den Umstieg von Exchange auf eine andere Lösung:

– Kostenfalle Cloud: Die fortlaufenden Kosten für die Nutzung von Microsoft 365 und Exchange Online können sich schnell summieren, insbesondere für große Unternehmen.

– Mangelnde Kontrolle: Wenn Ihr Unternehmen weiterhin auf Microsoft-Produkte setzt, liegt die Kontrolle über Ihre Daten nicht komplett in Ihrer Hand.

– Digitale Souveränität: Sie möchten nicht mehr von einem amerikanischen Konzern abhängig sein, dessen Strategien nicht immer mit den Interessen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Es ist verständlich, wenn Unternehmen zögern, Änderungen vorzunehmen – besonders wenn sie befürchten, dass eine neue Lösung ihre gewohnten Arbeitsabläufe durcheinanderbringt. Wir sehen das Ende des Exchange-Supports allerdings als gute Gelegenheit für Unternehmen, ihre digitale Souveränität zurück zu erlangen.

EGroupware als Alternative: Vorteile einer Open-Source-Lösung

EGroupware bietet eine Lösung, die sowohl kostengünstig als auch souverän ist. Als Open-Source-Software gibt sie Ihnen volle Kontrolle über Ihre Daten und Infrastruktur, während Sie gleichzeitig eine moderne, flexible, browserbasierte Arbeitsumgebung erhalten.

Die wichtigsten Vorteile von EGroupware im Überblick:

Komplettes Online-Office: EGroupware umfasst E-Mail, Kalender, Aufgabenmanagement, Dokumentenmanagement und viele weitere kollaborative Werkzeuge – alles integriert in einer Lösung.

Flexibilität: EGroupware kann sowohl on-premises (lokal auf eigenen Servern) als auch als Software-as-a-Service (SaaS) verwendet werden. So haben Sie die Wahl, ob Sie die Lösung selbst hosten oder in der Cloud nutzen möchten.

Kompatibilität: EGroupware lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und unterstützt gängige E-Mail-Protokolle wie IMAP und SMTP, sowie CalDAV (Termine und Aufgaben), CardDAV (Adressen) und WebDAV (Dateien). Dies ermöglicht eine Migration über Standardprotokolle von Exchange zu EGroupware.

Datensicherheit und digitale Souveränität: Mit EGroupware haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten, sei es on-premises oder in der IONOS Cloud mit ausschließlich deutschem Server-Standort. Deutsche und europäische Datenschutzstandards sind für uns selbstverständlich.

Migration zu EGroupware: Ein kontrollierter Übergang

Der Wechsel zu einer neuen E-Mail- und Collaboration-Lösung ist ein komplexer Vorgang. Wir setzen hierbei auf erprobte Standard-Tools, wie zum Beispiel den automatisierten Umzugsservice von Audriga. Ebenso ist ein manueller Import möglich, basierend auf Standard-Protokollen wie CalDAV und CardDAV. Ihre bestehende IT Infrastruktur lässt sich dabei gut mit der neuen Lösung kombinieren: EGroupware kann sich mit Active Directory, LDAP, Univention (UCS) und OpenID Connect (Keycloak) verbinden – sowohl in der Cloud als auch in der Eigeninstallation.

Unterstützung für alle Geräte: EGroupware läuft auf allen gängigen Betriebssystemen und Geräten, inklusive Windows, macOS, iOS und Android. So können Ihre Mitarbeiter*innen weiterhin mobil arbeiten, ohne an ein bestimmtes System gebunden zu sein.

Digitale Souveränität zurückgewinnen – Mit EGroupware und der richtigen Projektbegleitung:

Der Wechsel zu einer neuen Lösung erfordert nicht nur die richtige Software, sondern auch den richtigen Partner. Wir unterstützen Sie mit professioneller Beratung, um den Wechsel so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Schulung und Support: Damit Ihre Mitarbeiter*innen von Anfang an produktiv arbeiten können, bieten wir maßgeschneiderte Schulungen und kontinuierlichen Support.

Fazit: Der Umstieg auf EGroupware – Ihre Chance auf mehr Unabhängigkeit

Das Ende des Supports für Microsoft Exchange 2016 und 2019 markiert einen Wendepunkt. Hinzu kommen die aktuellen politischen Ereignisse in den USA, die unsere digitale Souveränität in den Fokus rücken. Wenn Sie in die digitale Unabhängigkeit Ihres Unternehmens investieren möchten, ist EGroupware die ideale Lösung. Die Software bietet Ihnen eine vollständige, Open-Source-basierte E-Mail- und Collaboration-Plattform, die sehr flexibel und dabei wirklich sicher

ist. Mit der Möglichkeit, die Lösung on-premises oder als SaaS zu betreiben, sowie der umfassenden Kompatibilität mit anderen Systemen, ist der Umstieg auf EGroupware eine attraktive smarte und faire Alternative zu Microsoft. Wir unterstützen gerne beim Wechsel zu einer zukunftssicheren und souveränen IT-Infrastruktur. Bei Fragen zu unseren Leistungen rund um EGroupware sprechen Sie uns gerne an.

Fotos von Brett Jordan und Nick Fewings auf Unsplash, bearbeitet von EGroupware GmbH

Wenn nachhaltige Open-Source-Anbieter mit Dumpinganbietern konkurrieren

von eva | Feb. 13, 2025 | Allgemein, In der Presse, Neuigkeiten

Beschaffung in der Öffentlichen Verwaltung: Wenn nachhaltige Open-Source-Anbieter mit Dumpinganbietern konkurrieren

Klare Ausschreibungs-Kriterien für Software-Projekte

Wie im aktuellen Artikel auf heise.de beschrieben, hat die Open Source Business Alliance (OSBA) einen Ansatz vorgeschlagen, um bei der öffentlichen Hand Preisdumping rund um freie Software zu verhindern und die Auswahl nachhaltiger Projekte zu fördern. Sie hat dazu jetzt einen Katalog mit Ausschreibungskriterien vorgelegt.

Engangement für nachhaltige und sichere Modelle

EGroupware Geschäftsführerin Birgit Becker hat aktiv in der Arbeitsgruppe mitgewirkt. Zusammen mit Claus Wickinghoff – gemeinsam sind sie die Sprecher der Working Group Beschaffung – setzt sie sich seit Jahren für das Thema ein. Was anfangs billig aussieht, ist auf lange Sicht oft wenig wirtschaftlich:

„Wenn die in der Verwaltung verwendete Open Source Software auch in mehreren Jahren noch gepflegt und weiterentwickelt werden soll, dann muss auch der eigentliche Hersteller der Software, der sich darum kümmert, an dem Geschäft beteiligt werden. Bei proprietärer Software ist das sowieso immer der Fall: Jede verkaufte Lizenz zahlt auch in die Kasse des Software-Herstellers ein.

Bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand muss das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt werden. Das wird meist mit dem billigsten Angebot gleichgesetzt und öffnet Dumpinganbietern Tür und Tor. Wenn diese Anbieter nur den eigenen Service einkalkulieren und die Software als kostenlos gegeben annehmen, weil die ja frei herunterladbar im Internet verfügbar ist, dann führt das mittelfristig dazu, dass es sich wirtschaftlich für niemanden mehr lohnt, in die Sicherheit und Pflege der genutzten Software zu investieren. Das fällt dann letztlich der öffentlichen Verwaltung auf die Füße, die ja qualitative Software nutzen möchte. Das billigste Angebot ist dann doch nicht das wirtschaftlichste gewesen.

Unsere Kriterien sollen die öffentliche Verwaltung bei der Entscheidung unterstützen, mit welchem Anbieter ein Projekt nachhaltig realisiert werden kann, so dass alle im Open-Source-Ökosystem davon profitieren und die Software langfristig sicher zur Verfügung steht.“ Birgit Becker und Claus Wickinghoff, OSBA

Vier Kriterien für die nachhaltige Beschaffung von OS Software

Die Herausforderung für die öffentliche Verwaltung besteht darin, die richtigen Anforderungen und Vergabekriterien zu entwickeln, damit eine Vergabestelle zuverlässig die Anbieter auswählen kann, die sichere und qualitativ hochwertige Software und Dienstleistungen bieten.

Die Open Source Business Alliance schlägt in ihrem Positionspapier vier Kriterien vor:

Beziehung zum Software-Hersteller / der Community: Besteht eine Geschäftsbeziehung zwischen dem Anbieter und dem Software-Hersteller bzw. der entsprechenden Community und inwieweit erfolgt im Rahmen des Auftrags eine Unterstützung durch diese?
Sicherstellung der Upstream-Veröffentlichung vorgenommener Anpassungen und Patches: Wie trägt der Anbieter dafür Sorge, dass Änderungen an der Software auch wieder upstream für die Allgemeinheit verfügbar gemacht werden?
Sicherstellung eines hoch qualitativen Third-Level-Supports: Inwiefern ist der Auftragnehmer in der Lage, qualitativen Third-Level-Support zu gewährleisten? Besitzt er hierfür die Expertise mit dem Quellcode des konkreten Produkts oder kann er die Unterstützung des Herstellers gewährleisten?
Absicherung der Lieferkette durch Unterstützung von Basiskomponenten: Open Source Software besteht oft aus vielen unterschiedlichen Komponenten. Unterstützt der Anbieter Entwickler und Projekte der einzelnen Softwarekomponenten, die in seinem Produkt verbaut sind? Das wird auch im Zusammenhang mit dem Cyber Resilience Act unter dem Motto “Sicherheit in der Lieferkette” relevant.

Das vollständige Positionspapier finden Sie hier zum Herunterladen als PDF.

Die Pressemitteilung der OSBA vom 11.02.2025 finden Sie hier.

Foto: Mathieu Stern auf unsplash.com / Bearbeitung: EGroupware GmbH