Alle Smartphones der Angestellten sollen neben der Telefonie auch einen regelmäßigen und automatischen Abgleich mit EGroupware durchführen. Außer E-Mails, Adressbüchern und Kalendern betrifft das auch das InfoLog. Im „Schweizer Taschenmesser“ der EGroupware können die Mitarbeitenden einfache ToDo-Listen, aber auch komplexe Aufgaben definieren, Fälligkeitsdaten bestimmen und Tasks an andere Benutzer*innen delegieren. Mit dem InfoLog bleiben alle Angestellten auf dem Laufenden, denn es informiert auch über Änderungen.
Beim Abgleich von Adressbüchern gilt es zu beachten, dass es sich um personenbezogene Daten anderer handelt. Insbesondere auf Smartphones versuchen Apps ganz unterschiedlicher Hersteller, die Adressbücher auszulesen. Um das zu unterbinden, bietet EGroupware einen cleveren Ansatz: Außer den notwendigen Kontaktdaten sollte nichts in den Standardfeldern der Groupware gespeichert werden. Stattdessen gibt es benutzerdefinierte Felder, die nicht synchronisiert werden.
Dank Managed DAVx⁵ gelingt über das WebDAV-Protokoll auch der Zugriff auf Dateien in EGroupware. So können die Mitarbeitenden der Stadt Dateien zur Groupware hochladen, sie herunterladen, bearbeiten oder löschen. Auch die Zusammenarbeit an Dateien mit mehreren Benutzern gleichzeitig ist möglich.
Sicherheit geht vor
Die IT-Abteilung der Stadt Jena entscheidet, welche Apps auf den Geräten sind. Die Smartphones können so abgeriegelt werden, dass die Angestellten selbst nichts installieren dürfen. Mit dem in Jena eingesetzten MDM/EMM-System ist es möglich, Apps entsprechend zu konfigurieren und gegebenenfalls einzuschränken. Auch das Unterbinden der Ortungsdienste, also das Deaktivieren von GPS, ist für einige Fachbereiche wichtig. „Generell versuchen wir, die Berechtigungen der Apps auf das Notwendigste einzuschränken, um nicht zu Datenschleudern zu werden“, so Florian Zeps.
Falls erforderlich, wäre es möglich, verlorengegangene oder gestohlene Smartphones mit Remote Wipe zu löschen. Sobald ein Gerät wieder eingeschaltet wird und Internetzugriff hat, erlaubt es das EMM/MDM, die Standard-Einschränkungen zu entfernen, sodass die Administratoren weitere Schritte einleiten können.
EGroupware und Managed DAVx⁵: Ein starkes Team!
In Jena sind sowohl die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung als auch die Anwender*innen rundum zufrieden. „Ich habe selten ein so unkompliziertes Programm wie Managed DAVx⁵ gesehen. Alles funktioniert tadellos“, sagt Florian Zeps. „Das Zusammenspiel mit EGroupware ist prima. Und wenn es bei der Einrichtung doch einmal irgendwo gehakt hat, waren die Support-Abteilungen der Hersteller für uns da.“
Die Verbindung von Managed DAVx⁵ und EGroupware in Jena hat Vorteile für die IT-Dienstleister und für die Mitarbeitenden gebracht. Die IT-Dienstleister können die Lizenzen an zentraler Stelle verwalten, während die Angestellten der Stadt von der Synchronisation ihrer Termine und Adressbücher sowie von zusätzlichen Funktionen profitieren. Die neue Lösung ist flexibel und zukunftsorientiert und bietet eine sichere und effiziente Verwaltung von mobilen Geräten.
Sie haben Fragen zu EGroupware oder zur Zusammenarbeit der Groupware mit Managed DAVx⁵? Kontaktieren Sie uns gerne, um über eine Implementierung dieser Lösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation zu sprechen.
