Mit der neuen Version von EGroupware können auch Externe große Dateien erhalten, ohne an Größenlimits im Mail-Verkehr zu scheitern. Ein neu entwickeltes Template vereinfacht die Arbeit auf mobilen Geräten. User können die für sie wichtigsten Informationen auf einem Dashboard nach Belieben zusammenstellen.
Kirchheimbolanden, 12.2.2015 – Anhänge begleiten sehr viele Mails und sind ein häufiges Ärgernis für Anwender wie Administratoren. Denn immer wieder müssen sie Ausnahmen zu Dateigrößen-Limits in den Systemen beantragen beziehungsweise einrichten. Die Version 14.2 von EGroupware ermöglicht eine besonders häufig gewünschte neue Funktion. Anwender können per Mausklick sehr große Dateien für externe Mitarbeiter oder Geschäftspartner freigeben, auch wenn diese keinen EGroupware-Account haben. Sie bekommen eine Datei als Link zur Verfügung gestellt (Beispiel aus Empfängersicht unten im Link auf Illustrationen).
Genau genommen eröffnen sich drei Alternativen zum Mail-Anhang: Entweder erhält der Empfänger einen Link, über den er sich eine Kopie der Datei selbst herunterladen kann. Oder er erhält als „lesbare Freigabe“ einen Link, über den sich laufende Veränderungen an einem Dokument verfolgen lassen. Oder der Link „beschreibbare Freigabe“ erlaubt dem Empfänger, unmittelbar ein Dokument lokal zu bearbeiten und wieder per Upload zur Verfügung zu stellen. Mit der Subskription EGroupware Enterprise Line (EPL) gibt es für alle drei Varianten auch die optionale Vergabe von Passwort und zeitlicher Begrenzung der Rechte.
Diese Link-Optionen umgehen die Größenbegrenzungen der meisten Mail-Server für Anhänge. Sie erfordern keine Anmeldung der Empfänger oder deren Eintrag als EGroupware-Benutzer. Bisher müssen Mitarbeiter oft ihre Groupware verlassen, um Daten per FTP oder mit anderen Produkten auf eine Austauschplattform zu kopieren. Das kostet Zeit, führt zum Verlust der Kontrolle über die Daten und geht an den Admins vorbei. Mit anderen Personen geteilte Dateien und Verzeichnisse sind für die Anwender von EGroupware im Dateimanager deutlich erkennbar. Dort lassen sie sich mit einem Klick löschen und sind damit sofort unbenutzbar.
„Wir sind der Ansicht, dass in der beruflichen und privaten Kommunikation immer größere Dateien wichtig sind. Dafür bietet EGroupware jetzt Funktionen die bisher Cloud-Diensten wie Dropbox vorbehalten waren“, erklärt Ralf Becker, Initiator und Koordinator des Open-Source-Projekts EGroupware. „Unser Weg, große Dateien einfach zugänglich zu machen, ohne neue Benutzer anlegen zu müssen, macht es möglich, Informationen für Projektpartner und Kunden zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig behält der EGroupware-Benutzer die Kontrolle über seine Dateien.“
EGroupware hat ferner ein neues Template für die mobile Anwendung erhalten. Die Entwickler haben die Anwendung so angepasst, dass sie sich automatisch auf die jeweiligen kleineren Bildschirmgrößen anpasst. Empfohlen werden Tabletts ab dem 7-Zoll-Format. Dabei lässt sich EGroupware so bedienen, wie es die Anwender von Touchscreens und Apps gewohnt sind, natürlich horizontal wie vertikal. Dabei verschiebt sich das Menü, um möglichst große Fläche für die gewünschte Anwendung zu bieten.
Anwender benutzen die verschiedenen Informationen einer Groupware unterschiedlich intensiv. Deswegen können sie sich bei EGroupware 14.2 ihre Groupware-Arbeitsfläche mit einem individuell gestaltbaren „Dashboard“ ergänzen: Das enthält zum Beispiel den favorisierten Kalenderüberblick, die wichtigsten Kontakte, Tickets, Kurznotizen etc.
„Anders als bei Microsoft Outlook sollten Anwender ohne Installation überall, auf jedem PC und jedem mobilen Gerät, auf ihre Informationen zugreifen können. Und sie sollten so frei sein, ihre Groupware so zu gestalten, wie sie am effektivsten mit ihr arbeiten können“, kommentiert Andre Keller, Vorstand der Stylite AG, die das Open-Source-Projekt EGroupware trägt. „EGroupware ist mehr als Open Source, denn diese Lösung ermöglicht es ihren Anwendern, mit anderen offen zu kooperieren und Informationen auszutauschen. Warum Dropbox?“
