Modificare i documenti in modo strutturato e tra le varie sedi

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Modificare i documenti in modo strutturato e tra le varie sedi

Il file manager di EGroupware vi aiuta a strutturare i vostri file in azienda e a includere i partner esterni. Soprattutto in tempi di uffici domestici, il file manager è un valore aggiunto per la vostra azienda.

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Gestire i documenti a livello centrale: Il file server

Un gruppo di lavoro di solito usa decine, spesso anche centinaia di documenti per ogni progetto – da documenti di testo a tabelle, presentazioni, immagini e file PDF a video e formati di documenti specifici del settore.

Sempre accesso ai file correnti

EGroupware gestisce tutti questi documenti in modo trasparente attraverso il file manager integrato. Ogni membro del vostro gruppo di lavoro ha sempre accesso ai dati attuali. Questo elimina il processo dispendioso in termini di tempo dell’invio dei dati via e-mail e riduce al minimo le fonti di errore nell’organizzazione dei dati (duplicati, lavoro con file obsoleti).

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Accedi alle tue cartelle e ai tuoi file in qualsiasi momento

Con caratteristiche intelligenti, EGroupware rende il tuo lavoro quotidiano più facile giorno dopo giorno: accedi alle cartelle e ai file nella tua rete in qualsiasi momento; assegna i diritti di accesso alle cartelle pubbliche e private; crea ordine con la tua lista individuale di preferiti; sposta i file semplicemente con il drag-and-drop o usa l’intelligente widget di caricamento del file manager.

Accesso e sincronizzazione per dispositivi mobili

Il file manager di EGroupware facilita la cooperazione con colleghi e partner esterni. Inviare file di grandi dimensioni o accedere a una cartella tramite un link di condivisione, ottenendo così una directory di scambio dati in cui le parti esterne possono anche caricare nuovamente i file.

Invio di file tramite link di condivisione

I file e le cartelle possono essere condivisi. I link di condivisione sono inviati direttamente via e-mail o il link può essere trasmesso come desiderato. Il periodo di validità e la password assicurano la condivisione. Questo permette anche l’invio di file di grandi dimensioni che altrimenti non possono essere inviati via e-mail.
Insieme a Collabora Online, gli utenti esterni possono anche modificare i documenti.

Un caricamento nascosto permette di raccogliere documenti senza che nessuno, oltre alla persona che condivide i file, li veda. Importante, per esempio, nelle istituzioni educative per i compiti a casa.

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Scambio interno di file tramite la condivisione di file

Lo scambio interno di dati o la fornitura di cartelle condivise può, oltre alle cartelle di gruppo e ai permessi di file/cartelle, essere risolto dagli utenti stessi attraverso la condivisione di file/cartelle. E questo senza il supporto altrimenti necessario di un amministratore.

I file/cartelle dati liberamente possono essere integrati dall’utente nella loro cartella personale e quindi essere utilizzati in modo permanente.

Notifiche per i cambiamenti di file

Il sistema di messaggi di EGroupware ti informa su ogni cambiamento di file e cartelle su richiesta. Non appena i documenti vengono cambiati, cancellati, modificati o aggiunti, tu e i membri del tuo team ricevete automaticamente una notifica tramite finestra pop-up o e-mail.

È possibile integrare dipendenti esterni, clienti e fornitori di servizi nel flusso di lavoro inviando loro automaticamente un messaggio di posta elettronica con informazioni su un cambiamento di file e il file corrispondente come allegato.

Protezione delle versioni e delle cancellazioni

Se lo si desidera, il file manager di EGroupware archivia automaticamente le vecchie versioni di file in background, in modo che la sovrascrittura o l’eliminazione accidentale di un file perde il suo orrore. Basta tornare a una versione precedente in qualsiasi momento. Questa sicurezza aggiuntiva evita inutili sforzi multipli e dà sicurezza ai vostri dipendenti.

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Ulteriori informazioni

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Integrazione di unità SMB o NAS

Le unità esterne/condivisioni possono essere integrate nel file manager di EGroupware. Questi possono essere SMB (Windows, Linux, NAS), FTP, directory locali o condivisioni WebDAV. Per esempio, le unità dipartimentali o i “propri file” degli utenti possono essere montati in EGroupware e quindi resi accessibili in modo flessibile.

EGroupware offre quindi l’accesso a drive aziendali altrimenti inaccessibili “esternamente” attraverso una connessione sicura con autenticazione a 2 fattori.

Montare i file di EGroupware come un'unità (via WebDAV)

Con EGroupware puoi gestire facilmente i tuoi file via browser. Inoltre, avete la possibilità di accedere alle vostre cartelle e file con l’esploratore di file (Windows) o il Finder (Mac OS) sulla base del protocollo WebDAV. Monta il file manager di EGroupware come un’unità locale o sincronizza una directory locale con il file manager. In entrambi i casi, non c’è praticamente bisogno che voi e i vostri dipendenti si abituino al sistema.

Testimonianze dei clienti

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